Neste tutorial, você aprenderá como configurar e gerenciar o Módulo de Vendas, uma ferramenta desenvolvida para facilitar o controle de orçamentos, contato via WhatsApp, acompanhamento de fechamentos e importação á agenda, trazendo mais organização e eficiência para a gestão comercial da clínica.
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1. Módulo de Vendas
O Módulo de Vendas é um recurso adicional pago à parte, disponível para o Plano Essencial. Caso sua clínica ainda não tenha contratado esse módulo e deseje utilizá-lo, entre em contato com nossa equipe através do link para contratação.
⚠️ Importante: Ao habilitar o Módulo de Vendas, a ferramenta de Orçamentos será automaticamente desativada.
2. Utilizando o Módulo de Vendas
2.1 Criando um orçamento
1. No menu lateral esquerdo, clique em Vendas (ícone de aperto de mão 🤝🏼) .
2. Em seguida, clique no ícone ➕ Novo orçamento.
3. Preencha as informações solicitadas:
- Nº do orçamento (numeração automática, porém editável);
- Título do orçamento;
- Situação da negociação;
- Paciente;
- Validade;
- Vendedor responsável;
- Profissional responsável;
- Como nos conheceu (opcional);
- Indicado por (opcional);
(Contatos devem estar previamente cadastrados em contatos); - Observações (opcional).
4. Em Itens da venda, inclua procedimentos avulsos:
- Procedimento;
- Convênio;
- Valor;
- Quantidade;
- Desconto;
- Valor total;
- Detalhes do item (opcional).
Ações disponíveis nos itens
1. Adicionar mais procedimentos no ícone de +.
2.Adicionar pacote de procedimentos.
(É necessário que você tenha cadastrado previamente os pacotes de procedimentos nas configurações).
3. Excluir item clicando no “X“.
4. Você pode incluir observações de pagamento e as informações complementares da nota fiscal.
5. Após preencher as informações, clique em Salvar.
6. Após salvar o orçamento:
- Clique no ícone de carta 📩 para enviar o orçamento por e-mail.
- Clique no ícone de impressora 🖨️ para imprimir.
- Clique no ícone de WhatsApp 📞 para entrar em contato com o paciente.
- Cliquer em editar ao lado diretio da tela para realizar alterações.
2.2 Editando um orçamento
Caso precise editar posteriormente o orçamento, clique na seta para baixo 🡻 ao lado direito e em seguida clique em Visualizar e depois clique em Editar.
2.3 Reenviando orçamento por e-mail
1. Localize o orçamento desejado e clique no ícone de seta para baixo 🡻.
2. Clique em Enviar por e-mail .
💡 É possível adicionar mais de um e-mail. Para isso:
- Insira o primeiro endereço.
- Digite uma vírgula ,.
- Pressione Enter.
4. Caso deseje, personalize o assunto e o conteúdo da mensagem.
5. Clique em Enviar.
2.4 Imprimindo o orçamento
1. Localize o orçamento desejado e clique no ícone de seta para baixo 🡻.
2. Em seguida clique em Imprimir.
3. Realize a impressão.
4. Se preferir, também é possível baixar o orçamento em PDF.
2.5 Registrando Follow-Ups
Após criar um orçamento, é fundamental entrar em contato com o paciente para avançar no fechamento da proposta. Manter esse acompanhamento ativo evita que a negociação esfrie e aumenta as chances de conversão.
1. Para realizar o contato, clique no ícone de seta para baixo, selecione “Visualizar”.
- Em seguida, clique no ícone do WhatsApp para iniciar a conversa com o paciente.
2. Após o atendimento, registre o acompanhamento: clique no ícone de agenda 🗓️, selecione “Adicionar follow-up”, defina a data do contato e insira as observações relevantes.
- Adicione as informações necessárias e em seguida salve.
💡 Dica: Para não esquecer de retornar ao paciente, utilize a ferramenta de lembretes disponível na tela inicial.
2.6 Alterando o status do orçamento
Caso o paciente decida prosseguir ou não com a proposta, não se esqueça de alterar o status do orçamento.
- Pendente orçamento em aberto, aguardando a decisão do paciente sobre a proposta.
- Aprovado paciente confirmou o interesse e optou por prosseguir com a proposta.
- Recusado paciente optou por não dar continuidade à proposta apresentada.
- Finalizado status atualizado automaticamente após a aprovação do orçamento e a finalização do atendimento. (Status Sala de Espera = Finalizado, Finalizado Secretária).
2.7 Duplicando um orçamento
Caso deseje reaproveitar um mesmo modelo de orçamento para outro paciente, siga o passo a passo a seguir e poupe tempo:
1. Localize o orçamento desejado e clique no ícone de seta para baixo 🡻.
2. Em seguida clique em Duplicar.
3. Agendando um orçamento
⚠️ Importante: Esta funcionalidade está disponível apenas para usuários que utilizam o Multiagenda.
Regras para agendamento
- O orçamento precisa estar com o status Aprovado.
ℹ️ Observação: Caso exista um profissional vinculado, o orçamento aparecerá apenas na agenda deste profissional.
Passo a passo:
1. Acesse o Agenda (ícone de calendário 🗓️).
2. Clique no horário desejado.
3. Selecione o paciente que possui o orçamento aprovado.
4. Clique em Sim, carregar.
5. Selecione o orçamento desejado.
6. Defina a quantidade de sessões, se houver. Caso algum procedimento não for agendado no momento, deixe zerado.
7. Clique em Carregar.
8. Selecione os procedimentos clicando no ícone de quadrado ☑️.
9. Clique em Recorrência.
10. Preencha as informações e em seguida clique em Criar.
11. Clique em Salvar para finalizar o agendamento e por ultimo em Agendar.
12. As informações de pagamento e Nota Fiscal incluídas no ato do orçamento, ficam disponíveis para visualização na Agenda e na Sala de Espera quando o orçamento for agendado.
3. Dashboard do Módulo de Vendas
Na aba Vendas, o Dashboard apresenta um resumo dos orçamentos da clínica:
- Saldo previsto: total de orçamentos pendentes.
- Aprovados: total de orçamentos aprovados.
- Cancelados: total de orçamentos cancelados.
- Total do período: resultado entre aprovados e cancelados.
3.1. Ferramentas do módulo
Na tela de Vendas, estão disponíveis as seguintes ferramentas:
1. Filtro por data (data de criação do orçamento);
2. Pesquisa por nome do paciente;
3. Pesquisa por qualquer informação da tabela;
4. Filtro por coluna;
5. Recarregar lista;
6. Novo orçamento;
7. Exportar para Excel.
3.2 Excluindo um orçamento
Caso seja necessário excluir um orçamento, siga o passo a passo a abaixo:
1. Localize o orçamento desejado e clique no ícone de seta para baixo 🡻.
2. Clique sob a opção excluir.
⚠️ Atenção: Essa ação é irreversível.
💡 Aprenda também: Como Imprimir e Exportar Relatório de Vendas
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