A 4Medic conta com um recurso automatizado de comunicação por e-mail que facilita o relacionamento entre clínica e paciente, garantindo mais organização na agenda e reduzindo o número de faltas. Neste artigo, você vai entender como funcionam os envios automáticos de e-mails no processo de agendamento.
1. Ativação do envio de e-mail automático
Para ativar os envios automáticos de e-mail, siga os passos abaixo:
1. No menu lateral esquerdo, acesse Configurações (ícone de engrenagem ⚙️).
2. Clique em Ajustes Gerais.
3. Localize a seção Agenda.
4. Habilite a opção “E-mail confirmação de presença”.
1.1 Habilitando a permissão “Paciente aceita receber e-mail marketing”
Para que o paciente receba os e-mails automáticos, é necessário que a permissão. “Paciente aceita receber e-mail marketing” esteja ativa dentro do prontuário.
1. Acesse a aba Pacientes 👤.
2. Clique sobre o paciente que deseja acessar o prontuário.
3. Habilite a opção “Paciente aceita receber e-mail marketing”.
- Essa opção também pode ser habilitada diretamente na agenda durante o agendamento do paciente.
1. Acesse a Agenda 🗓️.
2. Escolha um dia e horário para seu agendamento.
3. Após preencher todos os campos, habilite a opção “Paciente aceita receber e-mail marketing”.
A permissão “Paciente aceita receber e-mail marketing” é única e fica vinculada ao paciente. Por isso, ela pode ser habilitada tanto pelo prontuário quanto pela agenda.
2. E-mail de confirmação de agendamento
Assim que um agendamento é realizado na Agenda, o sistema envia automaticamente ao paciente um e-mail de confirmação do agendamento.
Esse e-mail contém as principais informações da consulta, como:
- Data;
- Horário;
- Profissional;
- Endereço.
Esse envio ajuda a reduzir dúvidas e reforça o compromisso do paciente com o atendimento.
3. E-mail de confirmação de presença no dia da consulta
- No dia do atendimento, o sistema envia um novo e-mail ao paciente: o e-mail de confirmação de presença.
Nesse e-mail, o paciente pode:
- Confirmar o agendamento,
- Cancelar o agendamento.
- Assim que o paciente confirma ou cancela o agendamento, o sistema atualiza automaticamente o status do agendamento na agenda como Confirmado ou Cancelado.
4. Benefícios do envio automático de e-mails
- Redução de faltas e cancelamentos de última hora;
- Melhor organização da agenda;
- Comunicação clara e automática com o paciente;
- Otimização do tempo da equipe e dos profissionais;
- Sem custo adicional, envio totalmente gratuito.
Com esse processo simples, você consegue automatizar a comunicação com seus pacientes, garantindo mais controle da agenda, menos faltas e melhor aproveitamento do tempo dos profissionais. Sempre que necessário, mantenha essa configuração ativa para otimizar a rotina da clínica.
