Neste tutorial, você aprenderá como configurar e gerenciar o Módulo de Vendas, uma ferramenta desenvolvida para facilitar o controle de orçamentos, contato via WhatsApp, acompanhamento de fechamentos e importação á agenda, trazendo mais organização e eficiência para a gestão comercial da clínica.
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1. Módulo de Vendas
O Módulo de Vendas é um recurso adicional pago à parte, disponível para o Plano Essencial. Caso sua clínica ainda não tenha contratado esse módulo e deseje utilizá-lo, entre em contato com nossa equipe através do link para contratação.
⚠️ Importante: Ao habilitar o Módulo de Vendas, a ferramenta de Orçamentos será automaticamente desativada.
2. Utilizando o Módulo de Vendas
2.1 Criando um orçamento
1. No menu lateral esquerdo, clique em Vendas.
2. Em seguida, clique no ícone ➕ Novo orçamento.
3. Preencha as informações solicitadas:
- Nº do orçamento (numeração automática, porém editável)
- Título do orçamento
- Situação da negociação
- Paciente
- Validade
- Vendedor responsável
- Profissional responsável
- Como nos conheceu (opcional)
- Indicado por (opcional)
Contatos devem estar previamente cadastrados em contatos - Observações (opcional)
4. Em Itens da venda, inclua procedimentos avulsos:
- Procedimento
- Convênio
- Valor
- Quantidade
- Desconto
- Valor total
- Detalhes do item (opcional)
Ações disponíveis nos itens
1. Adicionar mais procedimentos no ícone de +.
2. Adicionar pacote de procedimentos.
É necessário que você tenha cadastrado previamente os pacotes de procedimentos nas configurações.
3. Excluir item.
4. Você pode incluir observações de pagamento e as informações complementares da nota fiscal.
5. Após preencher as informações, clique em Salvar.
6. Após salvar o orçamento:
- Clique no ícone de carta 📩 para enviar o orçamento por e-mail.
- Clique no ícone de impressora 🖨️ para imprimir.
- Clique no ícone de WhatsApp 📞 para entrar em contato com o paciente.
- Cliquer em editar ao lado diretio da tela para realizar alterações.
2.2 Editando um orçamento
Caso precise editar posteriormente o orçamento, clique na seta para baixo 🡻 ao lado direito e em seguida clique em Visualizar e depois clique em Editar.
2.3 Reenviando orçamento por e-mail
1. Localize o orçamento desejado e clique no ícone de seta para baixo 🡻.
2. Clique em Enviar por e-mail .
💡 É possível adicionar mais de um e-mail. Para isso:
- Insira o primeiro endereço.
- Digite uma vírgula ,
- Pressione Enter.
4. Caso deseje, personalize o assunto e o conteúdo da mensagem.
5. Clique em Enviar.
2.4 Imprimindo o orçamento
1. Localize o orçamento desejado e clique no ícone de seta para baixo 🡻.
2. Em seguida clique em Imprimir.
3. Realize a impressão.
4. Se preferir, também é possível baixar o orçamento em PDF.
2.5 Registrando Follow-Ups
Após criar um orçamento, é fundamental entrar em contato com o paciente para avançar no fechamento da proposta. Manter esse acompanhamento ativo evita que a negociação esfrie e aumenta as chances de conversão.
1. Para realizar o contato, clique no ícone de seta para baixo, selecione “Visualizar” e, em seguida, clique no ícone do WhatsApp para iniciar a conversa com o paciente.
2. Após o atendimento, registre o acompanhamento: clique no ícone de agenda, selecione “Adicionar follow-up”, defina a data do contato e insira as observações relevantes.
💡 Dica: Para não esquecer de retornar ao paciente, utilize a ferramenta de lembretes disponível na tela inicial.
2.6 Alterando o status do orçamento
Caso o paciente decida prosseguir ou não com a proposta, não se esqueça de alterar o status do orçamento.
- Pendente orçamento em aberto, aguardando a decisão do paciente sobre a proposta.
- Aprovado paciente confirmou o interesse e optou por prosseguir com a proposta.
- Recusado paciente optou por não dar continuidade à proposta apresentada.
- Finalizado status atualizado automaticamente após a aprovação do orçamento e a finalização do atendimento. (Status Sala de Espera = Finalizado, Finalizado Secretária).
2.7 Duplicando um orçamento
Caso deseje reaproveitar um mesmo modelo de orçamento para outro paciente, siga o passo a passo a seguir e poupe tempo:
1. Localize o orçamento desejado e clique no ícone de seta para baixo 🡻.
2. Em seguida clique em Duplicar.
3. Agendando um orçamento
⚠️ Importante: Esta funcionalidade está disponível apenas para usuários que utilizam o Multiagenda.
Regras para agendamento
- O orçamento precisa estar com o status Aprovado.
ℹ️ Observação: Caso exista um profissional vinculado, o orçamento aparecerá apenas na agenda deste profissional.
Passo a passo:
1. Acesse o Multiagenda.
2. Clique no horário desejado.
3. Selecione o paciente que possui o orçamento aprovado.
4. Clique em Sim, carregar.
5. Selecione o orçamento desejado.
6. Defina a quantidade de sessões, se houver. Caso algum procedimento não for agendado no momento, deixe zerado.
7. Clique em Carregar.
8. Selecione os procedimentos clicando no ícone de quadrado ☑️.
9. Clique em Recorrência.
10. Preencha as informações e em seguida clique em Criar.
11. Clique em Salvar para finalizar o agendamento e por ultimo em Agendar.
12. As informações de pagamento e Nota Fiscal incluídas no ato do orçamento, ficam disponíveis para visualização na Agenda e na Sala de Espera quando o orçamento for agendado.
3. Dashboard do Módulo de Vendas
Na aba Vendas, o Dashboard apresenta um resumo dos orçamentos da clínica:
- Saldo previsto: total de orçamentos pendentes.
- Aprovados: total de orçamentos aprovados.
- Cancelados: total de orçamentos cancelados.
- Total do período: resultado entre aprovados e cancelados.
3.1. Ferramentas do módulo
Na tela de Vendas, estão disponíveis as seguintes ferramentas:
1. Filtro por data (data de criação do orçamento).
2. Pesquisa por nome do paciente.
3. Pesquisa por qualquer informação da tabela.
4. Filtro por coluna.
5. Recarregar lista.
6. Novo orçamento.
7. Exportar para Excel.
3.2 Excluindo um orçamento
Caso seja necessário excluir um orçamento, siga o passo a passo a abaixo:
1. Localize o orçamento desejado e clique no ícone de seta para baixo 🡻.
2. Clique sob a opção excluir
⚠️ Atenção: Essa ação é irreversível.
💡 Aprenda também: Como Imprimir e Exportar Relatório de Vendas
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