Neste tutorial, você aprenderá como configurar e gerenciar o Módulo de Vendas, uma ferramenta desenvolvida para facilitar o controle de orçamentos, contato via WhatsApp, acompanhamento de fechamentos e importação á agenda, trazendo mais organização e eficiência para a gestão comercial da clínica, junto a integração com RD CRM.
1. Módulo de Vendas
O módulo de Vendas é um recurso adicional pago à parte, disponível para o Plano Essencial. Caso sua clínica ainda não tenha contratado esse módulo e deseje utilizá-lo, entre em contato com nossa equipe através do link para contratação.
⚠Importante: Ao habilitar o Módulo de Vendas, o antigo sistema de orçamento será automaticamente desativado.
2. Adquirindo um plano com o RD CRM
Para integrar o Módulo de Vendas ao RD CRM:
1. Acesse o site da RD: https://www.rdstation.com/produtos/crm/
2. Contrate o plano diretamente com a equipe da RD.
3. Após ativar o Módulo de Vendas e contratar o serviço da RD, prossiga para a integração.
3. Integração 4Medic x RD CRM
Como coletar o Token no RD CRM:
Para efetuar a integração é necessário ter o token disponibilizado pelo RD;
1. Acesse o RD CRM.
2. Clique em Perfil.
3. Na aba Meu Perfil, copie o token.
3.1. Ativando e configurando a integração
1. No menu lateral esquerdo, clique em Configurações.
2. Acesse a aba Integrações.
3. Selecione RD Station CRM.
4. Clique no icone de ativação.
5. No campo Token, insira o token fornecido pelo RD CRM.
6. Clique em Confirmar.
Ao confirmar, uma mensagem aparecerá confirmando a integração.
3.2. Mapeando usuários
Após ativar o token, é necessário vincular os usuários da 4Medic aos usuários do RD CRM:
1. Clique em Configurar Profissionais.
2. Selecione o usuário da 4Medic.
3. Escolha o correspondente usuário do RD CRM.
4. Clique em Salvar.
5. Para excluir um mapeamento, clique no ícone de lixeira.
4. Ajustes necessários no RD CRM
4.1. Criando campo “Convênio”
1. No RD CRM, clique no ícone de Configurações.
2. Acesse Configurar Campos.
3. Vá até a aba Produto e Serviço.
4. Clique em Criar campo.
5. Preencha as informações:
- Campo: Produto e Serviço
- Nome: Convênio
- Formato: Texto
6. Clique em Criar.
4.2. Criando campo “CPF” no contato
1. Clique em Configurações.
2. Acesse Configurar Campos.
3. Acesse a aba Contato.
4. Clique em Criar campo.
5. Preencha:
- Campo: Contato
- Nome: CPF
- Tipo: CPF
6. Ative a obrigatoriedade.
7. Clique em Criar.
Importante: Se o paciente não tiver o mesmo CPF na 4Medic e no RD, ocorrerá duplicidade de cadastro.
4.3. Configurando Serviços/Procedimentos
1.Clique em Perfil
2. Em seguida em Configurações.
3. Acesse Produtos e Serviços.
4. Clique em Cadastrar produto ou serviço.
5. Preencha as informações como o nome do procedimento e valor, exatamente o mesmo nome usado na 4Medic.
6. Preencha o campo convênio.
- Em caso de haver mais de um convênio, será necessário cadastrar o procedimento junto ao nome do convênio para diferenciação de valores, conforme a logística da clínica/consultório.
- Exemplo: Consulta Particular, Consulta Unimed
7. Clique em Salvar após cadastrar o procedimento.
Importante: Se o procedimento não existir na 4Medic, ele será criado automaticamente.
5. Criando uma negociação no RD CRM
1. Acesse a aba Negociações.
2. Clique em + Criar.
3. Clique em Criar Negociação.
4. Preencha:
- Nome da negociação (mesmo nome do paciente)
- Funil de vendas
- Etapa
- Fonte
- Campanha (opcional)
- Empresa da negociação (selecionar a clínica que está integrada)
- Contato (selecionar o paciente)
- O nome do contato deve ser exatamente o mesmo cadastrado na plataforma 4medic, assim como o CPF.
5. Clique em Salvar.
6. Assim que todo o processo de venda for finalizado, você pode marcar a negociação como vendida, clicando em Marcar venda 👍.
7. Assim que for marcado como venda, a negociação aparecerá na 4Medic como Aprovado.
Importante: Apenas vendas são enviadas para a 4Medic.
5.1. Comportamentos da integração
- Adicionar procedimentos no RD → atualiza na 4Medic.
- Atualizar valores no RD → atualiza na 4Medic.
- Não é possível editar no 4Medic orçamentos vindos do RD.
- Edição manual na 4Medic rompe o vínculo.
- Excluir venda no RD → exclui orçamento na 4Medic.
- Cancelar negociação no RD → não reflete na 4Medic.
⚠️ Recomendamos que edições e exclusões sejam realizadas diretamente no RD CRM, garantindo a correta sincronização com a 4Medic. Alterações feitas na 4Medic não serão refletidas no RD CRM, podendo gerar inconsistências.
6. Utilizando o Módulo de Vendas
6.1 Enviando orçamento por e-mail
1. Localize o orçamento desejado e clique no ícone de seta para baixo 🡻.
2. Clique em Enviar por e-mail .
💡 É possível adicionar mais de um e-mail. Para isso:
- Insira o primeiro endereço.
- Digite uma vírgula ,
- Pressione Enter no teclado.
4. Caso deseje, personalize o assunto e o conteúdo da mensagem.
5. Clique em Enviar.
6.4 Imprimindo o orçamento
1. Localize o orçamento desejado e clique no ícone de seta para baixo 🡻.
2. Em seguida clique em Imprimir.
3. Realize a impressão.
4. Se preferir, também é possível baixar o orçamento em PDF.
6.5 Registrando Follow-Ups
Caso sua equipe entre em contato com o paciente para agendar o orçamento e você deseje registrar esse acompanhamento, utilize o follow-up para manter um controle mais preciso das interações. Siga as instruções abaixo para realizar esse registro de forma organizada e garantir a continuidade do atendimento:
1. Para realizar o contato, clique no ícone de seta para baixo 🡻
2. Eselecione “Visualizar”.
3. Em seguida, clique no ícone do WhatsApp para iniciar a conversa com o paciente.
4. Após o atendimento, registre o acompanhamento: clique no ícone de agenda, selecione “Adicionar follow-up”, defina a data do contato e insira as observações relevantes.
💡Dica: Para não esquecer de retornar ao paciente, utilize a ferramenta de lembretes disponível na tela inicial.
6.6 Opções de tatus para os orçamentos
Ao marcar venda no RD CRM, o orçamento irá aparecer como aprovado na 4Medic. Entenda os demais status do módulo:
- Aprovado paciente confirmou o interesse e optou por prosseguir com a proposta.
- Recusado paciente optou por não dar continuidade à proposta apresentada.
- Finalizado status atualizado automaticamente após a aprovação do orçamento e a finalização do atendimento. (Status Sala de Espera = Finalizado, Finalizado Secretária).
7. Agendando um orçamento
⚠️ Importante: Esta funcionalidade está disponível apenas para usuários que utilizam o Multiagenda.
Regras para agendamento
- O orçamento precisa estar com o status Aprovado. Para alterar o status vá até a barra e arraste para a direita.
ℹ️ Observação: Caso exista um profissional vinculado, o orçamento aparecerá apenas na agenda deste profissional.
Passo a passo:
1. Acesse o Multiagenda.
2. Clique no horário desejado.
3. Selecione o paciente que possui o orçamento aprovado.
4. Clique em Sim, carregar.
5. Selecione o orçamento desejado.
6. Defina a quantidade de sessões, se houver. Caso algum procedimento não for agendado no momento, deixe zerado.
7. Clique em Carregar.
8. Selecione os procedimentos clicando no ícone de quadrado ☑️.
9. Clique em Recorrência.
10. Preencha as informações e em seguida clique em Criar.
11. Clique em Salvar para finalizar o agendamento e por ultimo em Agendar.
12. As informações de pagamento e Nota Fiscal incluídas no ato do orçamento, ficam disponíveis para visualização na Agenda e na Sala de Espera quando o orçamento for agendado.
8. Dashboard do Módulo de Vendas
Na aba Vendas, o Dashboard apresenta um resumo dos orçamentos da clínica:
- Saldo previsto: total de orçamentos pendentes.
- Aprovados: total de orçamentos aprovados.
- Cancelados: total de orçamentos cancelados.
- Total do período: resultado entre aprovados e cancelados.
8.1. Ferramentas do módulo
Na tela de Vendas, estão disponíveis as seguintes ferramentas:
1. Filtro por data (data de criação do orçamento).
2. Pesquisa por nome do paciente.
3. Pesquisa por qualquer informação da tabela.
4. Filtro por coluna.
5. Recarregar lista.
6. Histórico de erros – Integração RD CRM
7. Novo orçamento.
8. Exportar para Excel.
8.2. Ações disponíveis
1. Duplicar orçamento
2. Enviar por e-mail
3. Visualizar (Essa opção permite enviar por e-mail, imprimir, entrar em contato via WhatsApp e editar o orçamento)
4.Excluir (irreversível)
5. Imprimir
⚠️ Recomendamos que edições e exclusões sejam realizadas diretamente no RD CRM, garantindo a correta sincronização com a 4Medic. Alterações feitas na 4Medic não serão refletidas no RD CRM, podendo gerar inconsistências.
💡 Aprenda também: Como Imprimir e Exportar Relatório de Vendas
Com esse passo a passo simples, você consegue integrar o RD CRM à sua assinatura 4Medic, conectando o fluxo de vendas do setor comercial ao atendimento clínico, garantindo mais organização e continuidade no relacionamento com seus pacientes.
Dúvidas?
Entre em contato com o chat de suporte disponível na plataforma ou pelo WhatsApp: (11) 5194-7445.
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