Registrar os pagamentos corretamente é essencial para manter o controle financeiro da clínica. Na plataforma 4Medic, você pode efetuar recebimentos de forma prática e ainda gerar recibos para os pacientes. Neste artigo, mostramos o passo a passo para realizar esse processo de maneira simples e organizada.
1. Acesse a Sala de Espera
Após realizar os agendamentos pela Multiagenda, vá até o menu lateral e clique em Sala de Espera. Nessa tela, você poderá visualizar todos os atendimentos do dia selecionado.
2. Verifique os agendamentos com pagamento pendente
Ao final de cada agendamento, você verá um ícone de cifrão vermelho ($). Esse símbolo indica que o pagamento ainda não foi efetuado. Quando for efetuar o pagamento, clique sobre o ícone para acessar os dados financeiros.
3. Verifique e edite as informações do pagamento
Assim que clicar no ícone ($), será aberto uma nova janela, onde você poderá visualizar os principais dados do atendimento:
Nome do paciente
Procedimento executado
Convênio (se houver)
Valor do procedimento
Além disso, é possível editar/adicionar o Valor e aplicar um Desconto, e o sistema calculará automaticamente os valores de:
Subtotal
Desconto aplicado
Valor final
Logo abaixo, aparecem outros campos importantes:
Plano de Contas: é importante selecionar corretamente o plano de contas, pois ele impacta diretamente na organização financeira e na geração de relatórios. Abaixo, temos duas opções recomendadas que você pode utilizar conforme a preferência da clínica:
3.1 Receita de Procedimentos Executados: essa opção representa a entrada de receita total gerada pelos procedimentos realizados na clínica.
3.1.1 Receita de Atendimento/Procedimento: essa categoria é uma subdivisão mais específica da anterior. Recomendada para clínicas que preferem um controle mais detalhado por tipo de procedimento ou serviço executado.
Nota Fiscal: caso sua clínica não utilize o módulo de nota fiscal da 4Medic, você pode inserir manualmente o número gerado no sistema em que realiza as emissões. No entanto, se o módulo estiver ativo, esse campo será preenchido automaticamente após a emissão da nota na própria plataforma.
Valor: neste campo, você deve repetir o valor do procedimento apenas para confirmação antes de finalizar o recebimento.
Forma de pagamento: selecione a opção que o paciente irá pagar entre:
Dinheiro
PIX
Cartão de Crédito
Cartão de Débito
Cheque
Boleto
Convênio
Transferência
Link de Pagamento
Meio de pagamento: campo disponível apenas se a forma de pagamento for Cartão de Crédito ou Débito. Aqui, você informa qual maquininha ou operadora será utilizada.
Conta bancária: selecione a conta em que o valor será lançado como entrada (onde o valor será depositado).
💡Lembrando: a caixinha de seleção serve para indicar que o pagamento foi feito em dinheiro vivo.
Condição: use esta opção caso o paciente deseje parcelar o valor.
Intervalo: caso o pagamento seja parcelado, você poderá definir o intervalo entre as parcelas. As opções disponíveis são:
Única
Semanal
Quinzenal
Mensal
Trimestral
Semestral
Anual
Vencimento: este campo será preenchido automaticamente com base na condição de pagamento escolhida. No entanto, se necessário, você pode selecionar manualmente uma nova data de vencimento.
Pagamento efetuado: há uma caixa de seleção que indica se o pagamento foi de fato recebido. Marque essa opção para confirmar a quitação.
3.1. Pagamento com mais de uma forma
Se o paciente quiser pagar utilizando duas formas diferentes (por exemplo, parte em dinheiro e parte no cartão), clique em Nova Linha. Isso permitirá repetir o processo com uma nova configuração de pagamento.
4. Confirme o recebimento
Depois de revisar os dados, clique em Salvar.
Em seguida, o ícone de cifrão ($) mudará para verde, indicando que o valor já foi recebido com sucesso.
5. Gere e envie o recibo
Existe duas formas de emitir recibos: 1° pela área de recebimentos e 2ª pela área financeira.
Após salvar o pagamento, clique novamente no ícone de cifrão ($) agora verde, localizado no canto inferior da tela.
Em seguida, selecione a opção Emitir Recibo.
Uma nova janela será exibida, permitindo que você revise e edite as informações, caso necessário. Quando tudo estiver correto, clique em Visualizar e Imprimir para ver uma prévia do recibo.
Por fim, após conferir os dados, você pode optar por baixar ou imprimir o recibo, conforme sua preferência.
Caso deseje emitir o recibo de algum lançamento (que não seja necessariamente um pagamento de paciente), vá em:
Configurações.
Lançamentos.
Escolha o lançamento que deseja emitir recibo e clique na seta para baixo ⭣.
Clique em Emitir Recibo.
Com esse processo simples, você consegue registrar pagamentos e emitir recibos com rapidez, mantendo a organização financeira da sua clínica em dia. Sempre que necessário, repita esses passos para novos atendimentos.
