O 4Medic Sign permite que clínicas e profissionais enviem documentos para assinatura digital com validade jurídica, de forma prática e segura. As assinaturas são certificadas digitalmente pela Zapsign, utilizando o certificado A1 da ICP-Brasil, garantindo conformidade com a legislação brasileira. As assinaturas têm a mesma validade jurídica de uma assinatura manuscrita. O envio dos documentos é automático via e-mail, e também é possível compartilhar o link pelo WhatsApp, sem custos adicionais.
Aquisição do plano
A clínica deve adquirir o pacote de assinaturas pelo Canal de Suporte.
Atenção: o e-mail inserido será o primeiro usuário cadastrado na integração. Este cadastro é único, e não será possível alterá-lo ou utilizar o mesmo e-mail para outro usuário.
Configuração do módulo
Após a ativação, acesse:
- Configurações
- Módulos
- 4Medic Sign
Nessa área você poderá Configurar a Clínica e Cadastrar Usuários com permissão para envio de documentos.
1. Configurar clínica
Nesta etapa, clicando em Configurar Clínica será possível definir preferências de assinatura, como:
- Permitir que o signatário recuse assinar documento;
- Obrigatório selfie do signatário ao assinar o documento;
- Obrigatório foto do documento pessoal ao assinar documento;
- Prazo Limite para assinatura de documento;
- Intervalo para envio de lembretes ao signatário;
- Logo;
2. Cadastrar usuários
Em “Cadastrar usuários”, a clínica estará autorizando esse usuário a enviar documentos para assinatura. Já os usuários que apenas irão assinar não precisam estar cadastrados nessa área.
💡 Exemplo: se a secretária for responsável por enviar contratos para os pacientes e o gerente da clínica assinar, apenas a secretária precisa ser cadastrada.
Na área de seleção você poderá adicionar os usuários e verificar as informações como;
- Nome;
- E-mail;
- Número de Celular;
Importante: o e-mail e telefone devem estar corretos. Esses dados não poderão ser alterados no futuro, e não é permitido duplicidade de e-mails entre usuários.
Envio de documentos para assinatura
No Prontuário do Paciente, na aba “Documentos”, a primeira tela exibida será o histórico de documentos, onde você pode acompanhar status das assinaturas.
Para enviar um novo, clique em “Novo Documento”. a clínica verá a nova aba 4Medic Sign, onde é possível:
- Criar um novo documento do zero;
- Usar um modelo pronto;
- Criar um modelo;
1. Envio por modelos
Existem duas opções:
Criar Modelo: redireciona para a área de criação;
- Nessa área será possível usar macros que serão preenchidos automaticamente na hora de enviar o documento.
- No momento de salvar o documento você deve definir o número de signatários (ex: paciente, médico, responsável técnico).
Modelos: permite selecionar um modelo já criado.
Selecione o modelo que desejar e verifique se todas os assinantes estão corretamente adicionados.
Após selecionar o modelo, ele aparecerá para edição, onde você deve confirmar os dados e adicionar algo caso seja necessário.
Ao confirmar as informações e clicar em Enviar Documento você poderá adicionar;
- Mais signatários (pessoas que também assinarão);
- Observadores (pessoas que apenas acompanham).
O envio é automático via e-mail, com lembretes periódicos até que todos assinem.
2. Envio direto (sem modelo)
Caso não haja modelo criado, é possível escrever o texto diretamente no campo indicado e clicar em “Enviar Documento”.
3. Envio via Impressos
A clínica também pode solicitar assinatura digital indo em;
- Ficha do paciente
- Impressos
- Documentos, no prontuário
- Solicitar Assinatura
Histórico e acompanhamento
Na tela inicial do 4Medic Sign, é possível acompanhar o status e histórico de todos os documentos enviados.
Caso esteja na tela de Novo Documento, clique em “Voltar” para visualizar o histórico.
1. Reenvio e WhatsApp
Clicando em “Detalhes”, você pode:
- Reenviar link: reenviar o link de assinatura por e-mail;
- Enviar via WhatsApp: será aberta uma nova aba com o link de assinatura no WhatsApp Web.
Atenção: sempre que o link for reenviado ou enviado via WhatsApp, o anterior se torna inválido. O reenvio só é permitido se nenhum signatário tiver assinado ainda.
2. Visualizar documento assinado
Após a primeira assinatura, o status que antes aparecia Pendente agora aparecerá Assinado e o botão “Ver Documento” estará disponível, permitindo acesso ao arquivo assinado, onde você poderá visualizar as informações de assinatura.
3. Histórico de assinaturas
Clique em “Exibir Histórico” para visualizar:
- Quem visualizou o documento;
- Quem já assinou;
- Quem ainda não acessou.
4. Cancelar envio
Caso necessário, clique em “Excluir” para invalidar o link de assinatura e cancelar o envio.
Permissões
O Usuário Master tem acesso completo ao 4Medic Signs. Para conceder permissão a outros usuários vá em:
- Configurações
- Perfil de Permissões
- Financeiro
- Editar
Em seguida vá em Outros, descendo a pagina terá as opções disponíveis para o usuário selecionado.
pós selecionar as permissões, clique em Salvar.
Relatórios
Para visualizar todos os envios feitos pela clínica, com detalhes sobre status, data e signatários, acesse;
- Relatórios
- Pacientes
- Documentos enviados
Com esse processo simples, você consegue enviar documentos para assinatura digital com validade jurídica, garantindo segurança, agilidade e conformidade legal. Sempre que necessário, repita esses passos e mantenha seus registros assinados de forma prática. Qualquer dúvida entre em contato com o chat do suporte disponível na plataforma ou pelo WhatsApp – (11) 5194-7445.
Bom uso da plataforma! 🚀